En stage à Dubaï avec Jeanne chez Magic Travels Arabia

Jeanne, apprenante en MBA1 en 2020-2021, effectue son stage à Dubaï au sein de Magic Travels Arabia. 

Bienvenue à Dubaï !

Aujourd’hui je vous emmène avec moi pour vous faire découvrir le travail d’un chef de projet MICE dans une DMC (Destination Management Company) aux Emirats Arabes Unis.

Commençons par les présentations : je m’appelle Jeanne et je suis, comme vous vous en doutez, étudiante à l’ESCAET. Ayant des proches habitant sur Dubaï, je passe mon temps à faire des aller-retours entre les EAU et la France. On peut donc dire que j’ai un pied dans les deux pays. Mais en plus de cela, Dubaï est une destination que j’affectionne tout particulièrement. C’est une grande ville où se mélangent des cultures très différentes et où on ne s’ennuie jamais. Il y a bien plus à découvrir que ce que vous pensez. Derrière son image bling-bling et loin des lieux touristiques se cachent de véritables trésors.

Une fois diplômée je prévois de m’installer sur Dubaï définitivement donc il a été évident pour moi de choisir un stage ici dans le domaine du Travel qui m’intéresse : le réceptif. J’ai eu la chance de rejoindre l’équipe de Magic Travels dans leur branche du Moyen Orient, Magic Arabia, en tant que stagiaire chef de projet MICE.

Magic Arabia, une des multiples marques de la DMC Magic Travels, est une agence de voyage réceptive s’occupant des destinations Emirats Arabes Unis, Oman et Jordanie. Je réalise mon stage dans le bureau de Dubaï qui s’occupe de proposer des programmes aux EAU, sur Dubaï et Abu Dhabi principalement.

Mais alors, on fait quoi dans le département MICE ?

Et bien, tout d’abord, je peux vous dire que c’est le département le plus complexe mais aussi le plus intéressant. Travailler sur des voyages MICE donne l’opportunité d’être plus créatif. Alors que dans le leisure (le tourisme de loisirs) les programmes sont assez simples et répétitifs, dans le MICE nous devons constamment innover et proposer des activités et des programmes uniques. C’est simple : on doit en mettre plein la vue aux clients. Ces derniers sont des TMC (Travel Management Company) et des agences de voyages européennes principalement. Et ces clients, ils ont eux-mêmes des clients ! Et ce sont eux les voyageurs pour qui nous organisons les séjours.

Dans le MICE, les attentes sont hautes. Les entreprises veulent récompenser ou motiver leurs employés en leur faisant vivre une expérience unique qu’ils ne pourraient pas vivre en voyageant par eux-mêmes en loisirs. Nous devons donc imaginer des programmes hauts de gamme en travaillant avec des prestataires locaux très souvent de luxe. Nous proposons aussi des activités exclusives négociées au préalable et qui ne sont pas disponibles pour les touristes loisirs comme par exemple la visite VIP de la Grande Mosquée Sheikh Zayed d’Abu Dhabi où nos voyageurs peuvent accéder à la magnifique salle de prière normalement fermée aux touristes. Nous nous chargeons également de proposer des lieux pour des réunions, conventions ou soirées de gala qui marqueront les esprits des invités.  Hôtels cinq étoiles, restaurants primés, balades en yachts… rien n’est trop beau pour satisfaire nos clients MICE !

Mes missions en tant que stagiaire chef de projet MICE chez Magic Arabia

Mon rôle principal dans le département MICE c’est de créer des propositions de packages et d’établir des devis associés pour les clients souhaitant organiser un séjour sur Dubaï ou Abu Dhabi. Je travaille en anglais et en français : les fournisseurs sont anglophones mais je travaille souvent avec des clients français ou belges.

Voilà comment ça se passe : une agence de voyage cliente nous envoie une demande avec certaines informations et certains critères que l’entreprise a imposé pour le voyage de groupe. A partir ce cette demande, je vais sélectionner un choix d’hôtels et établir un synoptique (comme une trame du séjour) avec des activités, excursions et restaurants. Bien sûr, nous en discutons avec mon maître de stage pour trouver les meilleures options possibles pour le groupe. Chaque demande est différente et donc chaque package l’est aussi. Ce n’est pas la même entreprise, pas les mêmes centres d’intérêt, etc… C’est aussi la raison pour laquelle il faut de la créativité pour innover à chaque fois. A partir de la synoptique, je vais préparer une présentation commerciale à présenter à l’agence de voyage du package avec descriptifs, photos, informations… Je vais enfin réaliser une grille budgétaire avec tous les tarifs dans un document Excel. Les tarifs sont souvent négociés avec les fournisseurs au préalable par Magic Travels, ce qui est l’avantage de passer par une DMC. Par la suite, l’agence de voyage va recevoir la proposition de package et le devis, la validera ou demandera des modifications et la présentera au client. Si tout est validé, il ne restera plus qu’à procéder au paiement et aux réservations.

Voilà ma mission principale mais je m’occupe aussi de petites missions annexes comme faire des RFI (Request For Information) auprès de fournisseurs, observer les autres départements comme le FIT ou le VIP dans le loisir, faire des benchmarks ou même aller en « site inspection » ce qui signifie pour moi en tant que stagiaire : visiter et bien manger gratuitement dans un hôtel cinq étoiles !

J’utilise beaucoup de notions apprises en cours notamment tout ce qui est autour du MICE et des DMC comme le vocabulaire qui est très spécial au secteur. Cela a été un vrai plus quand je suis arrivée dans l’entreprise car j’ai pu tout comprendre très vite. De plus, nous utilisons beaucoup le Pack Office au quotidien et les connaissances acquises en MBA1 à ce niveau me permettent d’être plus efficace.

Quelques conseils de la part d’une camarade sur le terrain

Travailler dans une DMC c’est passionnant si vous aimez la destination. Je pense que pour travailler dans le département MICE d’une agence de voyage réceptive il faut notamment : bien connaître la destination dont sa culture et son fonctionnement, savoir être créatif, savoir comprendre les attentes des clients pour pouvoir y répondre au mieux, toujours innover dans les propositions, etc…

En ce qui concerne travailler aux Emirats Arabes Unis, c’est un fonctionnement complètement différent. J’ai de la chance car l’entreprise est très européanisée (car le siège est à Paris) et l’équipe est comme une petite famille donc je m’y sens très bien. Mais je sais que ce n’est pas toujours le cas ici. De plus, attendez-vous à un gros volume horaire de travail car on est assez loin des 35 heures françaises.

Le mot de la fin

Je peux dire que grâce à ce stage, je sais que j’ai trouvé ma voie professionnelle. Mon projet est désormais de rejoindre Magic Travels définitivement après mon MBA pour travailler dans un domaine et une ville que qui me plaisent énormément. On dit que le tourisme c’est une passion, et c’est bien le cas avec le réceptif. Car quoi de plus gratifiant que de promouvoir et de vendre une destination qui nous passionne ?

Vous voulez en savoir plus sur le stage de Jeanne ? Vous pouvez la contacter en lui envoyant un email à [email protected]