Les dessous des R.R.I.T.
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Les étudiants de l’ultra-spécialisation Event-Management vous dévoilent les étapes de ce projet : 1) Sujet |
2) Etapes du projet
Avant de se lancer dans la mission, il a été nécessaire de réfléchir au contexte de l’événement, d’identifier ses raisons d’être et sa finalité. En effet, pour être capable d’organiser au mieux ces Rencontres, il était indispensable d’en comprendre l’intérêt et de savoir à qui elles s’adressaient. Ce n’est qu’à partir de ce moment là, que les tâches à effectuer pouvaient être déterminées et priorisées. Certaines d’entre elles ont été explicitement demandées par le Conseil Régional comme la rédaction d’un pré-programme, la mise en place d’un site Internet, d’un logiciel d’inscription, ainsi que d’un système de covoiturage. Cependant, il conviennait de ne pas se cantonner uniquement à ses requêtes, mais de faire preuve d’initiatives et d’être force de propositions, chaque suggestion devant bien sûr être validée par le Conseil Régional.
Notre mission a donc consisté en la mise en place d’une communication adaptée et efficace en fonction du public visé, via plusieurs actions et supports, et d’une logistique optimisée favorisant la participation et le bon déroulement de la manifestation. Elle a également compris une réflexion sur la manière de mesurer la portée de l’événement afin de renouveler l’expérience.
3) Organisation du groupe
- Le groupe étant composé de 12 étudiants, nous nous sommes répartis par pôles :
- Le pôle communication offline réfléchissant sur les supports à mettre en place en dehors d’Internet
- Le pôle communication online regroupant la création du site Internet et les actions de community management (notamment la gestion des réseaux sociaux)
- Le pôle logistique gérant toutes les actions facilitant l’accès à la manifestation (inscription, covoiturage…) et assurant une certaine fluidité pendant l’événement (signalétique…).

Ces trois pôles avaient à leur tête un référent et le groupe était chapoté par 2 chefs de projets, interlocuteurs du Conseil Régional, dans le but de simplifier les échanges.
De plus, afin de réaliser un travail cohérent et de partager nos idées, des réunions de groupe étaient organisées chaque semaine, accompagnées d’un point téléphonique avec le Conseil Régional, permettant de le tenir informé de l’avancée de la mission.
Ce fonctionnement a permis de gagner du temps, de faciliter les échanges entre tous les intervenants au projet et par conséquent, d’être plus efficace.
4) Points forts de ce type de travail dans le cadre de votre MBA
Cette Ultra-Spécialisation Event Management nous a permis de mettre l’ensemble des connaissances acquises à l’ESCAET au service d’une mission professionnelle et de mêler stratégie et opérationnel. Nous pouvons considérer ce travail comme une véritable expérience professionnelle. Il nous a permis de gagner en autonomie et d’avoir des responsabilités. En effet, nous étions en contact direct avec le Conseil Régional, qui nous a considéré comme des collaborateurs et pas comme des étudiants. Nous avions un délai à respecter, l’événement étant prévu pour le 11 avril et sa réussite a reposé sur nos propositions. Nous n’avions pas le droit à l’erreur, c’était un vrai challenge, source de motivation. Ce travail nous a également appris à rebondir à la suite d’imprévus, d’où l’importance de toujours anticiper. Il a été une illustration de ce que nous dispense l’ESCAET. Il nous a permis de nous rendre compte, de manière concrète, des enseignements fournis par l’école, de travailler en mode projet, de gérer le groupe et l'organisation du travail, d'intégrer et gérer notre travail en mode planning professionnel bien différent du planning des cours habituel. C’est un bon exercice de fin de formation, arrivant juste avant le stage, permettant de nous préparer une fois de plus, à notre future vie professionnelle.








